Este es un artículo que he tardado bastante en escribirlo. Se trata de una comparativa entre los 3 principales organizadores de tareas y proyectos en Mac OS X. He decidido hacer esta comparativa, porque estos sistemas de organización personal han estado teniendo un gran auge en los últimos meses y por ello varios desarrolladores o empresas de software han sacado su solución para aplicar este modelo.

Antes que nada, quiero dejar en claro que no pretendo explicar en este post la metodología GTD, ni nada por el estilo. Solo haré una breve descripción para poder pasar después a reseñar cada uno de los tres programas.

Quiero también dejar en claro cual es la función principal de estos programas. El punto principal es ayudarnos a organizar nuestras tareas (to-dos en inglés) y proyectos de una forma en que nuestra productividad aumente, es decir, no se trata de un simple programa de listas en donde solamente escribimos los pendientes y vamos tachando lo que ya hemos hecho. Precisamente a que no son sólo listas, se apegan a un metodología llamada GTD (Getting Things Done), inventada por David Allen. Esta metodología es de las mas populares hoy en día y ha tenido muy buena aceptación tanto en el mundo de la productividad personal como en la corporativa.

Tal y como ya lo dije anteriormente, no pretendo explicar en que consiste esta metodología o forma de trabajo; para ello existen cientos de libros, artículos, blogs, etc. Solo es cuestión de hacer una simple búsqueda por la red. En castellano existe el blog del maestro Berto Pena llamado ThinkWasabi, en donde podrán encontrar muchos consejos de productividad y aprender sobre el GTD.

Ahora que ya tenemos una idea mas cercana a de que va esto de las tareas y la productividad personal, podremos entender mas acerca de estos programas.

En Mac OS X existen varias aplicaciones de administradores de tareas, sin embargo actualmente “la batalla” por el mejor se da entre los 3 principales que son OmniFocus de OmniGroup, Things de Cultured Code y recientemente entró The Hit List de The Potion Factory. Existen otros como MidNight Inbox o iGTD (actualmente se transfirió el personal a Things), pero debido a multiples razones (faltas de actualizaciones, programas engorrosos) la batalla ha quedado entre estos tres programas. A continuación dare una pequeña reseña de cada uno, sus pros y contras en estricto orden de aparición.

OMNIFOCUS

OmniFocus fue el primero en aparecer. Tiene sus raices en OmniOutliner de la compañía OmniGroup y gracias a ello tiene un gran equipo de desarrollo detrás de él. Es por ello que es el programa mas complejo, con mas funciones y que mas se actualiza.

OmniFocus es un programa sumamente complejo y a la vez completo, al grado de decir que es difícil de usar. Este es el punto en donde muchos usuarios se retractan de este sistema y optan por uno mas sencillo. Sin embargo, siendo yo usuario de este programa, puedo decir que una vez dominado su uso es increíblemente potente y flexible. Solo es cuestión de dedicarle unas horas de aprendizaje y seguramente será tu herramienta principal en el día a día.

Es también el mas apegado a la metodología GTD, por lo que sería bueno que se leyera por lo menos un articulo sobre GTD. De hecho la misma compañía junto con el mismísimo David Allen (creador del GTD), publicaron un documento breve y básico para entender el GTD y su integración en OmniFocus.

Su interfaz es sencilla y limpia aunque no llega al grado de ser “exquisita” como lo son muchos de los programas que abusan de diseño, efectos, etc (como pudiera ser Things)

OmniFocus también es el mas completo en funcionalidades. Cuenta con una increíble aplicación para el iPhone y existen infinidad de formas de sincronizar entre clientes (iPhone y Mac) ya sea localmente (Bonjour o WiFi) o “en el aire” (por Mobile Me o cualquier servidor WebDav).

Este programa es flexible e increiblmente personalizable. Una de las grandes funciones que me gustan de esta aplicación son las perspectivas con la cual podrás enfocarte y filtrar tus tareas como lo desees (fecha, contexto, tiempo, duración entre muchas otras ademas de que se combinan entre sí).

Su precio es de $79 dólares para la versión Mac y $20 dólares para la version iPhone, haciendola la aplicación mas costosa de las 3, sin embargo se ofrece una prueba de 30 dias (para Mac). Para finalizar:

PROS:

• Aplicación completa con infinidad de opciones
• Flexible gracias a sus multiples funciones y perspectivas
• Excelente integración entre 2 o mas Macs, iPhone y Mail.app

CONTRAS:

• Costo mas alto que sus competidores
• Se podría considerar difícil de usar si no se le presta al menos algunos minutos de aprendizaje

THINGS

Se podría decir que Things es el anti-OmniFocus. Es un programa que salió meses después que el primero, sin embargo ha dado mucho de que hablar y ha creado muchos usuarios apasionados. Esto es cuestión personal, pero a mi parecer no encuentro nada del otro mundo en Things.

Things es mucho mas amigable con el usuario, aunque menos poderoso que OmniFocus. Es muy sencillo de usar e intuitivo, sin embargo para los seguidores del GTD, esta aplicación no se apega tan estrictamente a la metodología como muchos desearían.

Tiene una interfaz que hace que muchos usuarios se vendan a la aplicación inmediatamente y tiene una forma de trabajo no tan flexible como OmniFocus. Algo que hace especial a Things es el uso de tags o etiquetas, las cuales vendrían a sustituir los contextos y folders de OmniFocus.

Esta aplicación la veo como un intermediario entre una aplicación GTD (como OF) y una simple lista de tareas (como la de iCal u otras). Things es perfecto si no se necesita la complejidad de los otros dos contrincantes y buscas un programa sencillo, bien hecho y con una gran interfaz gráfica.

Cuenta con una aplicación para iPhone, pero es necesario sincronizar localmente por WiFi. Otro punto en contra es que no es posible sincronizar dos o mas copias de Things entre sí de forma nativa (es decir dos o mas Macs).

Personalmente he usado Things y le he dado varias oportunidades, sobre todo al ver como muchas personas aman y hablan maravillas de él. Será cuestión de gustos pero yo no he podido acostumbrarme a su forma de trabajo, sobre todo a que es muy diferente a la mía y Things carece a mi gusta de mucha flexibilidad (principalmente de perspectivas como OmniFocus o Folders Inteligentes como en The Hit List).

El precio de Things es de $49 dólares para la versión de escritorio y $10 para su versión móvil en el iPhone.

PROS

• Facil de usar e intuitiva
• Gran interfaz gráfica
• Precio mas asequible

CONTRAS

THE HIT LIST

Se dice que un hijo, genéticamente toma lo mejor de cada uno de sus padres para crear un ser mas y mejor desarrallado. Este ejemplo se podría aplicar a The Hit List con respecto a OmniFocus y Things. Antes que nada me gustaría aclarar que The Hit List ha sido el último en aparecer y que incluso actualmente se encuentra en estado beta.

Como lo dije anteriormente, The Hit List al ser el último en aparecer, ha podido estudiar y apreciar las fortalezas y debilidades de cada uno de sus dos contrincantes para crear una aplicación muy bien hecha, agradable, potente y a la vez flexible.

Es increíble como todos los contras de cada uno de los otros programas, en The Hit List se han resuelto. Es decir, ha tomado la potencia de OmniFocus y la ha aplicado en una interfaz gráfica agradable como lo hace Things. Tomó los folders de OmniFocus y los tags de Things para crear un sistema de contextos y categorías mucho mas cómodo a mi gusto que cualquiera de los otros dos. Ha removido la poca flexibilidad de Things y lo complejo de OmniFocus en cuanto a perspectivas y ha creado una solución de vistas por pestañas (tabs) y folders inteligentes.

The Hit List ademas tiene muy apegado y pensado el aumentar nuestra productividad y rapidez incluso al utilizar la misma aplicación. Tiene un increíble sistema de atajos y comandos por medio del teclado que en un principio podría resultar difícil pero que con el tiempo nos ahorrará mucho tiempo y nos hará las cosas mas fáciles.

Son muy pocas cosas que The Hit List pierde a comparación de los otros (puede que tenga el ícono mas feo). En su contra podría decir que no soy fan de la estructura de las listas (a mi gusto) y que al estar en fase beta aun hacen falta funciones.

Una de las grandes ausencias es una aplicación hermana para sincronizar con el iPhone. Ya se está trabajando en ella, pero aun no está disponible. The Hit List, al igual que Things, no cuenta con un sistema de sincronización tan potente como OmniFocus; es mas, podríamos decir que la sincronización es nula por lo cual tendremos que estar pegados a un solo ordenador.

Creo que cuando The Hit List libere su versión para el iPhone y cuente con un sistema de sincronización tan robusto como el de OmniFocus, esta podría ser la aplicación que use día a día. Al igual que Things, tiene un precio de $49 dólares, sin embargo se puede descargar y seguir utilizando hasta salga de fase beta.

PROS:

• Potente y flexible
• Intuitiva y agradable
• Igualmente asequible que Things.
• Mucho potencial

CONTRAS

• La aplicación aun está en estado beta
• No hay aplicación para iPhone
• No se ve que venga pronto un sistema de sincronización en el aire

CONCLUSION

Como pueden apreciar, cada aplicación tiene su fortaleza y su debilidad. The Hit List se podría decir que es el intermediario entre OmniFocus y Things y creo que en mi opinion es el ganador de esta comparativa. Si hicieramos una gráfica que represente la potencia del programa con respecto a su intuitividad y facilidad de uso, ésta quedaría de la siguiente manera:

Esto no significa que use The Hit List. Personalmente he sido un seguidor de OmniFocus y siempre he sido fiel a este sistema que nunca ha tenido rivales. Incluso cuando se dio toda esta euforia por Things, simplemente no pude adapatarme a trabajar con Things y por ello he seguido con OmniFocus, la aplicación mas potente y flexible de las tres.

Ahora que tenemos a The Hit List entre nosotros, esta aplicación tiene todo el potencial de ser mi favorita ( y lo es), sin embargo por su poco tiempo y falta de desarrollo no me es posible utilizar esta herramienta (por su falta de aplicación para iPhone y sincronización a la nube).

Espero que esta comparativa les sea de utilidad y me gustaría conocer sus opiniones y experiencias con cualquiera de estos programas.